COMMUNIQUERLES OUTILS DE COMMUNICATION: TÉLÉPHONE FIXE, TÉLÉPHONE PORTABLE, E-MAIL ET LETTRE
Il est primordial de bien choisir son outil de communication en fonction du sujet et du destinataire de la conversation. Afin de communiquer de façon efficace il est utile de se mettre dans la peau du destinataire pour lui faciliter la réception et la bonne compréhension du message.
Il est ainsi peu approprié de téléphoner à quelqu'un pour lui transmettre des données que celui-ci doit noter pour ensuite les recomposer sur son ordinateur. Dans ce cas, l'envoi d'un e-mail serait plus pratique et plus poli.
A l'opposé d'un appel téléphonique spontané, un e-mail permet au destinataire de ne pas devoir répondre dans l'immédiat. Il peut le faire selon son emploi du temps, après s'être éventuellement documenté, si nécessaire.
Dans certains cas cependant, notamment lors d'une première démarche, le téléphone est préférable aux messages écrits. La voix humaine, par ses possibilités de variation de tonalité, permet de mieux transporter des nuances. Elle permet d'instaurer un dialogue et donne la possibilité au destinataire de prendre position sur le vif.
Une entrevue en tête à tête est préférable lorsqu'il s'agit de problèmes délicats ou affectifs à traiter. La présence de l'autre peut soit faciliter la réconciliation, comme elle peut tout autant faire tourner l'entrevue en dispute. Il faut savoir évaluer la situation à l’avance.
